Microsoft 365 易於使用，但不代表管理自然會井井有條。員工入職和離職、外部分享愈來愈多，管理權限也可能因為一時急需而不斷增加。定期檢視有助重新看清誰負責甚麼。
保護登入和管理員權限
所有使用者都應啟用多重驗證，管理員和可存取敏感資料的帳戶則要有更嚴謹控制。日常工作與管理員操作分開，限制高權限帳戶數量，並記錄由誰批准權限變更。
定期查看登入提示和可用的異常通知。若員工收到意料之外的驗證請求或發現不尋常登入，應有熟悉的通報渠道，以及能即時撤銷登入工作階段和重設憑證的負責人。
檢視電郵和分享預設
檢查外部轉寄規則、郵箱權限、共享郵箱和訪客存取。確認檔案分享連結的對象範圍合理，並有適當期限。目的不是阻止合作，而是令外部存取經過考慮、可以追查。
財務和管理層帳戶可加強防範冒認和更改收款資料的騙局。建立第二渠道核實銀行資料變更或緊急付款指示。技術可以提示風險，穩定的批核流程則能補上人為漏洞。
令入職和離職流程一致
為新同事列出簡單清單：帳戶、牌照、裝置、群組、所需應用和資料權限。員工離職時，決定何時停止登入、如何交接業務資料，以及誰批准存取其郵箱。不要因為「可能有用」而長期保留仍可登入的帳戶。
確認資料復原和負責人
了解 Microsoft 內置的保留功能涵蓋甚麼，以及公司要求是否需要額外備份或保留控制。測試能否存取關鍵紀錄，並指定人員定期檢查管理員角色和分享設定。
IT 託管夥伴可以協助設定和檢視控制。要求對方簡單記錄改了甚麼、為甚麼改，以及下次由誰檢查，讓 Microsoft 365 環境隨業務成長仍然清晰可管。
想了解公司目前的 IT 支援方式是否適合？ 了解 IT 託管服務.