小團隊的裝置來源可能包括新購、轉交和員工自備。這種彈性有助快速開工，但也帶來不確定：每部裝置屬於誰、裝了甚麼，以及員工離職後如何處理？
建立實用的裝置清單
記錄使用者、裝置類型、序號或資產編號、作業系統、購買日期、保養期和重要軟件。清單要簡單到有人願意更新。目的是知道公司支援甚麼、哪些裝置需要跟進，而不是收集無人使用的資料。
決定哪些職位使用標準配置，哪些需要特別設備。統一基線會令支援更容易；例外安排則記下業務原因和負責人。
把入職設定和維護放進生命週期
新裝置交給員工前，先安裝更新、啟用加密和端點防護、設定公司帳戶，並確認所需工具可正常使用。提供簡短指引，說明遺失、可疑活動或硬件故障時如何求助。
使用期間要有人負責安全更新、備份和保養問題。亦要先定義何時更換：不能只看機齡，還要考慮電池狀況、維修紀錄、軟件相容性和停機成本。
預備遙距工作和離職安排
遙距員工需要安全連線方法，也要知道裝置無法使用時如何求助。手提電腦遺失後，員工應立即知道通知誰，讓公司盡快停止存取並評估事故。
員工離職時，撤銷帳戶和登入工作階段、收回公司設備、交接業務檔案，再安全清除或重新分配裝置。自備裝置則要先約定界線，避免移除公司資料時影響私人內容。
有計劃地退役裝置
轉售、捐贈或回收前，確認儲存資料已安全清除，可拆除媒體亦已點算。更新裝置清單和軟件牌照紀錄。簡單的生命週期清單，可減少漏掉的帳戶、緊急採購和重複支援工作。
IT 託管支援可協助維護清單、安排設定、更新和退役。政策毋須複雜；責任清楚、步驟可重複，比昂貴的平台更重要。
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