管理員帳戶與一般員工帳戶的差別，在於它能執行更多影響整個系統的操作。日常瀏覽或收電郵時使用高權限帳戶，並沒有必要；把管理工作和一般工作分開，能讓高權限在真正需要時才使用。
先找出哪些帳戶有管理權限
整理電腦、雲端平台、網絡設備、網站、備份服務和供應商後台的管理員帳戶。記錄帳戶名稱、負責人、用途、權限範圍、登入方式和最後覆核日期。不要只盤點 Microsoft 365 或單一系統，其他 SaaS 和設備後台也可能有管理角色。
逐一問：這個帳戶由誰使用？是否仍需要管理權？如果持有人離職或暫時不在，誰負責接手？沒有明確負責人的管理帳戶應列為待處理項目。
分開日常帳戶與管理員帳戶
管理員平日使用一般帳戶處理電郵、文件和網頁工作；需要改系統設定時，才使用專用的管理員身分。每位管理員使用自己的帳戶，避免多人共用同一組高權限憑證，並按不同職責授予足夠但不過量的權限。
例如，只負責建立使用者的人員，不一定需要能更改全公司的所有安全設定。選擇角色前先描述實際工作，再找出能完成該工作的最低權限。Microsoft 官方管理指引也建議管理員使用一般帳戶做日常工作，並限制高權限帳戶用途。
保管緊急帳戶和復原方法
有些平台需要保留緊急管理員帳戶，以便主要管理員無法登入時復原。這類帳戶應有明確保管人、妥善保護的憑證和使用紀錄，並定期測試復原方式。不要把緊急帳戶當作日常共用登入。
設定定期覆核
每次員工轉職、離職、外判關係結束或系統更換時，檢查相關管理權限。公司也可按固定周期由主管確認帳戶仍然需要。記錄批准人、變更內容和完成日期，方便日後追查。
如想先建立整體帳戶安全基線，可參考中小企網絡保安基線；本文則集中處理高權限身分和管理員帳戶。