新員工入職不只是安排座位和介紹同事。工作電郵、內部文件、通訊工具和業務系統都要準備好；但權限開得太多，也會增加管理負擔。以下流程適合先由一份簡單表格或工單開始。
一、由人事通知和主管確認開始
人事或負責同事應在入職日前通知 IT 支援，列出姓名、職位、部門、上班日期、主管和工作地點。主管再確認新員工實際需要使用的系統、共享資料夾和權限。不要單靠職位名稱自動複製上一位同事的全部權限。
- 確認需要的工作電郵、通訊和業務系統帳戶。
- 列明需要存取的團隊資料、客戶紀錄或管理工具。
- 確認設備類型、所需軟件和授權是否可用。
- 指定每項準備工作的負責人和完成日期。
二、按工作需要設定帳戶和權限
為每位員工建立個人帳戶，避免多人共用同一組登入資料。只開通工作所需的系統和資料；如需要管理員權限，應另行說明原因、批准人和檢視日期。以公司使用的平台為例，Microsoft 官方指引亦建議按工作需要選擇帳戶角色和授權。
交付登入資料時使用公司認可的安全方式，不要把初始密碼放在多人可見的表格或聊天群組。安排員工首次登入後設定自己的憑證和多重驗證（平台支援時）。
三、準備設備並在第一天前測試
設備交付前，確認作業系統和必要軟件已更新、公司帳戶能登入、網絡連線正常，並已安裝公司要求的防護工具。把設備名稱或資產編號記錄在清單，讓日後求助時可以識別。
可請主管或指定同事模擬一個普通工作流程：登入電郵、開啟團隊文件、加入會議，以及使用主要業務系統。測試能否完成工作，比單看帳戶已建立更實際。
四、入職後短期覆核
員工開始工作後，確認所需存取已到位、沒有不必要的權限，並把未完成事項交給明確負責人。可以在試用期或入職後約定時間，請主管確認新增權限仍然必要。員工轉職時也要更新權限；離職帳戶的停用與資料交接則應依照公司的離職流程處理。
如果公司已有裝置清單，可將設備交付資料放回同一份紀錄；詳見公司裝置管理指南。入職清單的重點，是讓人事、主管和 IT 支援知道各自要完成甚麼。
官方資料
- Microsoft Learn：在 Microsoft 365 新增使用者及分配授權（適用於 Microsoft 365 管理方式）