帳戶管理的第一步不是要求所有人記住更多密碼，而是知道公司有哪些服務、由誰負責、如何取回存取權。本文集中處理 SaaS 和供應商平台；Microsoft 365 電郵與使用者權限的細節，另見Microsoft 365 保安清單。
建立公司帳戶清單
列出網域註冊、網站主機、會計系統、電子簽署、設計工具、雲端儲存、付款服務和其他業務平台。每項記錄服務名稱、登入網址、用途、業務負責人、技術管理人、續約日期、復原電郵或電話，以及是否使用多重驗證。
帳戶清單不應存放明文密碼。清單要回答的是「帳戶在哪裡、誰負責、怎樣安全交接」，不是把所有登入憑證集中放在未受保護的試算表。
減少多人共用個人登入
如果服務支援個人帳戶和角色權限，為每位員工使用個人登入，再按工作需要授權。這樣較容易知道誰做了變更，也可在員工轉職時只撤銷該人的存取。確實需要共用的服務帳戶，應指定保管人、用途和取用紀錄，並在人員變動時更新存取資料。
安全保管密碼和復原資料
使用公司批准的密碼管理方式，為不同服務設定不同密碼，並限制誰可以查看或分享憑證。復原電郵和電話應由公司控制，避免帳戶只能透過已離職員工的私人聯絡方式取回。重要帳戶啟用多重驗證，並妥善保管復原碼。
美國 CISA 建議使用長、獨特的密碼，並可用密碼管理工具協助管理。公司實際選擇何種工具，則要考慮管理員、復原和離職交接安排。
每季或重大變動後檢查
檢查帳戶是否仍在使用、負責人是否仍在公司、管理員權限是否必要、付款方式和續約日期是否正確。新供應商加入、服務更換或人員轉職時，更新清單並記錄變更。
有清楚的帳戶擁有人和復原方法，能減少服務交接時依賴個人記憶。密碼政策和帳戶權限亦可納入公司的基本網絡保安檢查。